Техники эффективной работы с календарём - большая, сложная, но при этом крайне полезная тема. Из всех техник продуктивности именно подключение техник управления календарём спасло меня из менеджерского ада, когда нужно было быть в трёх местах одновременно.
Долгое время у меня не получалось наладить планирование. Ситуация изменилась, когда я стал относиться ко времени как к ещё одному объекту проектирования.
У дня есть ограниченные ресурсы, зависимости между задачами и свои граничные случаи вроде внезапной срочной работы. Такой язык оказался мне привычнее тайм-менеджмента. Я начал заранее думать о нескольких вариантах развития дня и учитывать не только часы в календаре, но и доступное внимание.
Ранее я уже писал про выделение в календаре focus time. Эта техника работала у меня в целом успешно, но стала появляться неожиданная проблема: я не всегда знал, что и в каком порядке делать в этот период времени. Какие-то задачи казались слишком мелкими, а на другие времени могло не хватить. Ещё одним недостатком была необходимость потратить часть focus time на то, чтобы решить, что я вообще буду делать. Система работала, но её хотелось докрутить.
И тут я подумал: а что, если блокировать себе не целый блок focus time, а конкретные задачи? Типа 30 минут делаю задачу Х, потом 30 минут задачу Y, потом 15 минут разгребаю мелочёвку. Подумал - и сразу начал делать. Я тогда ещё в первый раз прочитал “Джедайские техники” и уже понимал, что нужно облегчить жизнь своей обезьянке.
Focus time у меня уже работали, в календаре были выделены блоки на каждый день недели. У меня появился новый ритуал: с утра я садился и 15 минут планировал свой день. Я смотрел на свои задачи, планы и записывал прямо в календарь, где и чем я буду заниматься.
Конечно же, не обошлось без шероховатостей.
Что не сработало с первого раза
Первое, с чем я столкнулся - не успел выполнить задачу в установленный промежуток времени. Решений я знаю два: просто перейти к следующей задаче и доделать потом либо сместить следующие задачи, что-то убрать и доделать сейчас. Решать нужно в моменте и каждый раз решение может быть разным. Здесь мне очень помогла концепция рационального фланёра - я просто корректировал свои планы в зависимости от текущей ситуации.
Второе - резкие как удар серпом непредвиденные обстоятельства. Решение в сущности такое же, как и в предыдущем пункте: проанализировать и понять, стоит ли что-то делать прямо сейчас, и если да - то вместо чего. Снова концепция рационального фланёра :)
Третье - моё любимое. Я не закладывал время на отдых. В итоге после недели успешной и продуктивной работы по новой методике я все выходные успешно и продуктивно смотрел в стену. Осознав свою ошибку, я стал закладывать себе слоты на отдохнуть. Тут как раз мне помогла техника Pomodoro как напоминалка (писал об этом пост).
И четвёртое - это вознаграждение себя за работу дополнительной работой. Когда я быстро заканчивал какой-то блок, то вместо отдыха брал ещё задачи. Закономерным итогом было состояние выжатого лимона вечером и нежелание что-либо делать на следующий день. Вышел я из ситуации так: если сделал что-то быстрее запланированного, то задавал себе вопрос “почему я так быстро справился?” (немного рефлексии) и шёл отдыхать.
Итог - эта техника у меня прекрасно заработала. Я до сих пор именно так планирую каждый свой день (иногда даже выходные, когда очень много всего хочется сделать). Поскольку я уже давно и успешно веду список задач с проектами, то календарь просто становится картой задач во времени. Плюс такой подход помогает мне не набрать лишних задач (раньше я грешил этим в дни с большим количеством созвоном).
Также сильно уменьшилась прокрастинация, потому что я заранее знаю, что буду делать. Всего раз в день мне нужно сесть и подумать, как распределить свободное время на работу и отдых (и свои дела).
Только недавно, читая статьи по продуктивности, я узнал название этой техники - мягкий таймбоксинг. Прикольно осознавать, что я сам дошёл до чего-то такого интересного и сложного. Не прикольно осознавать, что мог бы прочитать раньше и не костылить велосипед.
Планировать из состояния
Вечером нельзя точно знать, как пройдёт ночь и в каком состоянии я проснусь. Поэтому неделю я планирую заранее, а конкретный день - утром.
Перед таймбоксингом я спрашиваю себя: «Как я вообще себя чувствую?» Если ответ «паршивенько», я убираю сложные когнитивные задачи и пишу программу-минимум. Всё сверх неё считаю приятным бонусом.
Таймбоксинг не должен превращать невыспавшегося человека в тревожный пирожочек, который лежит на диване и выедает себе мозг за невыполненный план. Календарь должен учитывать реальные силы, а не стыдить за их отсутствие.